Den gode byggeproces

I planlægnings- og beslutningsprocessen i forbindelse med udvikling af svømmefaciliteter skal der tages højde for en lang række tekniske, bygningsmæssige og arkitektoniske elementer, som både skal spille sammen og supplere hinanden.
Vi har i den forbindelse samlet en håndfuld dokumenter og gode eksempler, der illustrerer, hvilke overvejelser der kræver særlig opmærksomhed i byggeprocessen i forhold til at realisere det bedst mulige anlæg.

10 råd til den gode byggeproces

Danske Svømmebade har i samarbejde med Værdibyg udarbejdet ti gode råd til dig, der skal i gang med at renovere eller bygge et nyt svømmeanlæg.

1. Kom rigtigt fra start

Det er helt afgørende for et godt projektforløb at komme rigtigt fra start og træffe de rigtige beslutninger i byggeprojektets første faser. Det er vigtigt at gøre sig overvejelser om byggeprocessen og gennemføre de rigtige aktiviteter for at øge chancen for at lykkes for både projektdeltagerne og for projektet som helhed.
Det handler om at skabe klarhed om opgaver og grænseflader for alle i projektet: Helt fra begyndelsen skal der være en klart defineret og handlekraftig organisation, så de rigtige kompetencer kommer i spil på rette tidspunkt.

2. Kommunikation

Kommunikation er en grundlæggende faktor for en god byggeproces. Derfor er det afgørende, at man tidligt i forløbet taler om: Hvordan kommunikerer vi?
Bygherre og projektgruppe skal aftale fælles spilleregler for kommunikationen for at sikre, at intet forbliver “mellem linjerne”. Der skal samtidig være plads til, at de nødvendige spørgsmål bliver stillet og besvaret. Det kan fastholdes i en kommunikationsplan, der fungerer som drejebog for kommunikationsarbejdet gennem byggeforløbet.

Bygherren og teamet skal indledningsvist afstemme deres forventninger, opfattelser og tanker om det kommende byggeri, så der arbejdes med de rigtige løsninger til de rigtige behov. Bygherreorganisationen kan i selv være en kompleks størrelse bestående af byggefolk, jurister, politikere, brugere, økonomifolk, driftsfolk m.v. Afklaring af behov og værdier er derfor en proces, der kræver en indsats.

3. Inddrag underleverandører

Der er ofte de bedste intentioner om at involvere flere af de udførende parter i byggeriet tidligt i byggeprocessen, men særligt underentreprenørerne kommer ofte med på baggrund af laveste pris og på et så sent tidspunkt, at deres kompetencer og ekspertise ikke når at berige projektet. Entreprenører kan – ved at inddrage underentreprenører – optimere planlægning, arbejdsmiljø og ressourceforbrug og samtidig skabe ejerskab og dermed en bedre byggeproces. Ved at etablere et tidligt samarbejde mellem entreprenører og underentreprenører, hvor underentreprenørerne bliver en del af det udførende team (evt. allerede i tilbudsfasen) opnås gevinster både i processen, for arbejdsmiljøet og økonomisk.
Det sikrer samtidig, at grænseflader, aftaler og samarbejde er på plads, inden arbejdet på byggepladsen påbegyndes.

4. Gør udbudsprocessen mere fleksibel

Overvej, om opgaven er egnet til et udbud med forhandling. Udbud med forhandling er en fleksibel udbudsform, hvor bygherren har mulighed for at have dialog om og forhandle indkomne tilbud. Tilbudsgiverne kan på baggrund af den feedback, som de får, tilrette tilbuddene og dermed i næste omgang komme tættere på at ramme bygherrens behov og ønsker.
Bygherren kan med fordel bruge udbud med forhandling ved udbud af mere komplekse projekter, hvor man har beskrevet funktioner, fordi det kan være svært at beskrive ønsker eller løsninger klart i udbudsmaterialet. Dialogen i udbudsprocessen kan give stor værdi ift. at udarbejde og modtage gode tilbud.
Udbud med forhandling giver desuden mulighed for en tættere markedskontakt og dialog i udbudsprocessen. Dette kan bruge til i højere grad at opnå gode tilbud, budgetsikkerhed i projektet og den ønskede kvalitet i byggeriet.

Gennem dialog og forhandling øges forståelsen hos begge parter for opgavens karakter, udfordringer og vilkår, og man kan minimere misforståelser, usikkerhed risikoelementer i projektet. Grebet rigtigt an, øger forhandlingsforløbet begge parters mulighed for at høste potentielle gevinster.

5. Lav en projektplan

En projektplan skaber overblik over projektets organisering og proces. Projektplanen fungerer som håndbog for projektet og indeholder udover en oversigt over projektets forskellige strukturer og procedurer også en samlet beskrivelse af projektets forløb frem til og med drift.
Projektplanen samler retningslinjer, diagrammer, kommissorier mv. og kan også indeholde en tidsplan samt beskrivelser af procedurer for f.eks. økonomi-, tid- og kvalitetsstyring, herunder kritiske milepæle og risikostyring. Projektplanen skal give teamet og bygherreorganisationen et klart svar på, hvordan processen skal gennemføres.
Der er tale om et dynamisk værktøj, som kan bruges og tilpasses gennem hele processen.

Udarbejdelsen af projektplanen skal ske ved at inddrage de parter, der skal bruge den for at sikre den fælles forståelse og viden. Selve planens tilblivelsesproces er derfor også en aktivitet, der sikrer samarbejde og koordinering på tværs i projektet.

6. Involver driftsfolkene

Byggeri og drift kan til tider opleves som to meget forskellige verdener. Det har derfor stor værdi at inddrage erfarne driftsfolk i projekteringen – og gerne de personer, der skal drifte det konkrete byggeri efterfølgende.
Der er brug for forskellige input på forskellige tidspunkter i byggeprocessen, og her kan det være nødvendigt at “byde driftsfolkene op til dans”. De relevante personer skal med til de rette møder, og møder/workshops bør tilrettelægges meget præcist, så dialogen er målrettet konkrete emner. Efterhånden som projektet og byggeriet udvikler sig, vil driftsfolkene kunne give mere konkrete og værdifulde input.
Hvis bygherren ikke råder over driftspersoner, anbefales det at tilknytte en driftsrådgiver eller anden ekstern person med driftskompetencer.

7. Stil krav og hold fokus med commissioning

Commissioning-processen skaber sammenhæng mellem forskellige anlæg og entrepriser ved at involvere driftsorganisation, brugere, rådgivere, entreprenører og leverandører og dermed udnytte de ressourcer, der i forvejen er i byggeprocessen. Derudover er et væsentligt formål at håndtere grænsefladerne mellem de forskellige leverandører og entrepriser.
Ofte mister byggeriets aktører fokus på, at byggeriet skal leve op til bygherrens krav om fremtidig drift. Commissioning-processen sikrer det lavest mulige energiforbrug, godt indeklima og velfungerende rammer for brugernes aktiviteter. Commissioning er stadig nyt i Danmark, men det viser en vej til at sikre bedre kvalitet i byggeriet og minimering af bygningens energiforbrug.

8. Projektoptimering

Et projektoptimeringsforløb skaber en bedre proces ved, at de projekterende og udførende sammen med bygherren grundigt gennemgår og udfordrer projektet i overgang fra projektering til udførelse. Ved projektoptimering afsættes tid til, at projektets parter kan afstemme og optimere projektets tekniske løsninger, bygbarhed, udformning, økonomi, tid og kvalitet – inden byggeriet går i gang. Et gennemarbejdet projekt vil resultere i en bedre byggeproces og færre ubehagelige overraskelser undervejs.
Projektoptimering er en aktivitet i et byggeprojekt, hvor alle parter i fællesskab gennemarbejder projektmaterialet inden for en afsat ramme af tid og økonomi. Et projektoptimeringsforløb gennemføres af rådgivere, entreprenør, bygherre samt eventuelt underentreprenører og leverandører gennem en række tværfaglige møder eller workshops.
Aktiviteterne i projektoptimeringen må dog ikke ændre væsentligt på de forudsætninger, der er givet i udbuds- eller tilbudsmaterialet.

9. Overvej incitatmentspuljer

En incitamentspulje er med til at sikre, at byggeriets parter arbejder mod fælles mål. Incitamenterne kan eksempelvis være bundet op på evalueringer af brugertilfredshed eller på milepæle. Et godt forløb for bygge- og anlægsprojekter er til stor gavn for projektets forløb og resultat, og en incitamentspulje er en bonusordning, som entreprenørerne kan få del i, hvis de overholder forskellige aftaler, som kan måles på flere parametre. Hvis succeskriterierne skal bruges som grundlag for incitamenter, skal de være direkte målbare.
Afhængigt at enterpriseform kan man indbygge forskellige former for incitamentspuljer, der kan være med til at motivere entreprenør og rådgivere til at optimere processer, løsninger og risici.

10. Aflveringsprocessen

Aflevering af et projekt er en vigtig fase i forhold til byggeprojekts succes. Omfanget af mangler ved aflevering er ofte et tema i diskussioner om forbedring af byggeriets kvalitet og produktivitet. Manglerne koster tid og penge for både bygherrer og entreprenører, og derfor er der en fælles interesse i at forbedre processen frem mod aflevering.
En god aflevering begynder allerede ved planlægningen af et projekt og kræver blandt andet en realistisk tidsplan. Det handler i bund og grund om at skabe en god og professionel kvalitetskultur i hele byggeprocessen.